Fachartikel

14.01.2021

Wo die Hürden bei der Digitalisierung im öffentlichen Sektor liegen

Im Zuge der Corona-Pandemie und des plötzlichen Lockdowns im Frühjahr 2020 mussten viele Unternehmen ihre Geschäftsmodelle und Wertschöpfungskette neu umdenken. Die erste sowie auch die zweite Welle haben die Dringlichkeit der Digitalisierung noch einmal verdeutlicht. In dieser Ausnahmesituation waren Kreativität und digitale Lösungen gefragt – die Eventbranche setzte auf virtuelle Fachmessen, Unternehmen verlagerten ihre Mitarbeiter ins Home-Office und Bildungseinrichtungen auf den Online- bzw. Hybrid-Unterricht.  

Um auch die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung aufrechtzuerhalten, stand die öffentliche Hand ebenso unter Handlungsdruck. Die Herausforderungen, die die Corona Krise brachte, mussten in kürzester Zeit gemeistert werden. Diese forderte eine schnelle Konzeptionierung und eine ebenso schnelle Umsetzung.  

Der Digitale Reifegrad in Deutschland 

Doch wie steht es um die Digitalisierung hierzulande? Angela Merkel äußerte sich erst kürzlich dazu und sagte, dass der digitale Wandel schneller vorangehen müsse:

„Es wird die Dringlichkeit in vielen Bereichen immer noch nicht ausreichend erkannt, dass sich das alles ändert und dass wir einfach irgendwann Bummelletzter sind“ (Die WELT

Die Pandemie hat ein Digitalisierungsdefizit offengelegt

Die Pandemie diente im öffentlichen Sektor als Katalysator für die Digitalisierung. Sie zeigte, in welchen Bereichen noch nicht vollends ausgeschöpfte Potenziale liegen. 

Beispiel: Das Datenmanagement ist häufig noch analog 

Im Jahr 2020 arbeiten noch viele Gesundheitsämter analog mit einem Faxgerät. Die Infektionszahlen bekommt das Robert-Koch-Institut deshalb manchmal erst ein paar Tage später. Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin der Digitalisierungsinitiative D21, äußerte sich in einem Interview mit dem Deutschlandfunk zum Thema digitale Akten im öffentlichen Sektor:

„An vielen Stellen ist natürlich auch immer die Frage, sind denn zum Beispiel die ganzen Akten, die Informationen, die Prozesse intern schon digitalisiert […]. Da sind zwar in der Vergangenheit auch Schritte gegangen worden, dass zum Beispiel Gesetzesveränderungen gefasst werden, dass man jetzt Dienste über das Internet nutzen kann, aber da sind wir einfach nicht weit genug.“

Damit die Informationsübermittlung zwischen den verschiedenen Institutionen zukünftig schneller abläuft, soll das Elektronische Melde- und Informationssystem, DEMIS, unterstützen. Langfristig sollen aber auch andere meldepflichtige Erreger, nicht nur Sars-Cov-2 über dieses System laufen. 

Welche Hürden gibt es in der Digitalisierung des öffentlichen Sektors 

In Sachen Digitalisierung besteht also noch Nachholbedarf. So stellt sich die Frage, welche Hindernisse die Digitalisierung ausbremsen? Laut dem Report des Behörden Spiegels in Zusammenarbeit mit Prognos kristallisieren sich mehrere Digitalisierungshürden in der Bundesrepublik heraus. Unter anderem wurden folgende Ursachen ausfindig gemacht.  

1. Usability 

Die unzureichende Nutzerorientierung ist eine der meistgenannten Hindernisse auf dem Weg in die digitale Zukunft. Entspricht die Usability nicht den Vorstellungen der Bürger:innen, bleiben Online Angebote zunächst ungenutzt. 

2. Datenschutz und rechtliche Vorgaben 

Ebenfalls gilt der restriktive Datenschutz in Deutschland als eine weitere Hürde. Verantwortliche klagen über eine Fülle an Regelungen, deren Einhaltung zunächst ausgeschlossen erscheint. Am Beispiel des elektronischen Entgeltnachweises ELENA wird dies verdeutlicht: Die Datenschutzstandards konnten für die elektronische Signatur nicht rechtzeitig flächendeckend erreicht werden. Dies führte zu einer vorzeitigen Einstellung des Projekts im Jahr 2017.  

Laut einer weiteren Studie von PwC werden auch ein schwerfälliges Vergabe- und Haushaltsrecht als weitere Hindernisse genannt.   

3. Föderalismus und organisatorische Strukturen  

Deutschland ist von seiner föderale Verwaltungsstruktur geprägt. Digitalisierungsvorhaben, die auf Bund, Länder und Kommunen Ebene realisiert werden sollen, bedarf es einer guten Kollaboration aller Akteure. Falls, dem nicht so ist, kann der Föderalismus ebenenübergreifende Projekte erschweren. 

4. Fehlende Ressourcen 

Auf kommunaler Ebene sind auch Kosten oftmals ein entscheidender Punkt. Hier kommt hinzu, dass der Return-on-Investment schwer zu kalkulieren ist.  

Schlussendlich werden auch, wie in vielen anderen Bereichen auch, fehlende Fachkräfte und Kompetenzen als Digitalisierungshürde genannt. 

Mit Offenheit und Mut der Digitalisierung entgegentreten 

Der öffentlichen Hand fehlt es nicht an Innovationskraft. Dennoch gibt es noch mehr Potenzial, sich mit externen Netzwerkern und Innovatoren auszutauschen, um voneinander zu lernen und zu profitieren.   

Wie kann der öffentliche Sektor diese Hürden überwinden und schnell digitalisieren

Neben den beschriebenen Rahmenbedingungen, die Digitalisierungsprojekte verlangsamen können, sind die inhaltlichen Projektanforderungen zudem komplex und der Lösungsmarkt sehr fragmentiert. Auswahl- und Vergabeprozesse sind zudem häufig dezentralisiert und manuell gestaltet, sodass die verschiedenen Anforderungen von Fachbereich, IT und Beschaffung nicht immer bei der Lösungsfindung gleichermaßen berücksichtigt werden. Dies kann schließlich oft zu Fehlkäufen oder redundanten Anschaffungen führen.

Es fehlt eine zentrale Plattform zum Finden und Vergleichen von passenden Lösungen

Besonders für den öffentlichen Sektor bietet daher knooing als Matching-und Vergleichsplattform besondere Vorteile für einen effizienten Vergabeprozess und die Einhaltung behördenspezifischer Rahmenbedingungen.

Auf der Plattform können die unterschiedlichen Anforderungen aller Bereiche sowie die technischen Voraussetzungen zentral mit den Anforderungen des Projekts gesammelt werden. Es können beispielsweise ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen oder behördenspezifische Aspekte, wie Datenschutzbestimmungen als Kriterium mit aufgenommen werden.

Basierend auf diesen Informationen findet die Plattform automatisch passende Lösungsvorschläge für das individuelle Projekt. Die Lösungen können übersichtlich anhand der selbst definierten Kriterien miteinander verglichen werden und mit allen Bereichen geteilt werden.

Das Projekt an sich kann bereits detailliert ausgearbeitet sein oder aber auch nur auf einer höheren Ebenen beschrieben werden, sodass die Plattform auch von IT-Laien einfach bedient werden kann. Insbesondere hier dient knooing auch als Ideengeber und kann mögliche Lösungswege finden, auf denen basiert weiter präzisiert werden kann.

Falls Sie Interesse haben und mehr Informationen benötigen, wie knooing Sie bei Ihren Digitalisierungsvorhaben unterstützen kann, schreiben Sie uns gerne eine unverbindliche Nachricht an info@knooing.de oder melden Sie sich über unser Kontaktformular.