Wie kann das Vor­la­gen­ma­nage­ment erleich­tert wer­den?

Im täg­li­chen Schrift­ver­kehr per Post oder Email wer­den häu­fig wie­der­keh­ren­de Inhal­te ver­wen­det, die von den Mit­ar­bei­tern selbst ver­fasst wer­den oder Doku­men­te, in denen Text­bau­stei­ne und Mus­ter­schrei­ben bereits zu fin­den sind. Die­se ent­spre­chen jedoch nicht immer dem Cor­po­ra­te Word­ing oder sind nicht auf dem aktu­el­len Stand. Dabei kann das Bear­bei­ten, Ver­wal­ten und Ver­wen­den von Vor­la­gen für die schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on jetzt erheb­lich erleich­tert wer­den. Mit einer inno­va­ti­ven Soft­ware­lö­sung kön­nen Sie Ihren Mit­ar­bei­tern zen­tral Text­bau­stei­ne und Inhal­te zur Ver­fü­gung stel­len, wel­che bei gerin­gem Auf­wand stän­dig auf aktu­el­lem Stand und unter Ein­hal­tung der CI/CD bereit­ste­hen.

Wie funk­tio­niert das?

Die Soft­ware stellt das fir­men­wei­te CI/CD in allen Office-Dokumenten und in Emails sicher. Bei jedem User, in allen Spra­chen, an allen Stand­or­ten, mit allen Brands. Text­bau­stei­ne in Word und in Emails erhö­hen die Pro­duk­ti­vi­tät, die Text­qua­li­tät und ermög­li­chen das Cor­po­ra­te Word­ing. Dabei benö­tigt die auto­ma­ti­sche For­ma­tie­rung weder Fach­kennt­nis­se noch Zeit. Zusätz­li­che Funk­tio­na­li­tä­ten bei der Erstel­lung von Doku­men­ten stei­gern die Effi­zi­enz am Office-Arbeitsplatz. Mit­tels Text­bau­stei­nen kön­nen per Drag & Drop Inhal­te in Doku­men­te gezo­gen wer­den oder mit Dop­pel­klick an ent­spre­chen­der Stel­le im Text ein­fü­gen wer­den. Bin­den Sie Adress­quel­len aus Out­look, CRM, ERP, Web­ser­vices oder Daten­ban­ken für die Erzeu­gung von Einfach-, Mehrfach- oder Seri­en­brie­fe ein. Wei­te­re Sys­te­me wie zum Bei­spiel Share­Point; Doku­men­ten Manage­ment Sys­tem (DMS), ERP oder CRM-System kön­nen eben­falls ange­bun­den wer­den und dank gleich­zei­ti­ger Über­ga­be von dokumenten-bezogenen Meta­da­ten, bzw. Erzeu­gung von Meta­da­ten für die Druck­auf­trä­ge oder das Abspei­chern behal­ten Sie vol­le Trans­pa­renz.

Was ist dar­an ein­zig­ar­tig?

Die Standard-Vorlagen-Software ist nicht nur als Cli­ent für den inter­ak­ti­ven Betrieb mit Micro­soft Office ver­füg­bar, son­dern zusätz­lich als Docu­ment Crea­ti­on Ser­ver. Damit kön­nen aus XML-Rohdaten auto­ma­ti­siert gro­ße Men­gen an CI/CD-konformen Word-Dokumenten erzeugt wer­den (Ver­si­che­rungs­po­li­cen, Mas­sen­out­put, 36.000 Doku­men­te pro Stun­de, DOCX/PDF). Der Auf­wand und die Kom­ple­xi­tät redu­zie­ren sich dadurch erheb­lich.

Her­aus­for­de­run­gen
  • Zugriff auf aktu­el­le und kor­rek­te Doku­men­ten­vor­la­gen im gesam­ten Unter­neh­men not­wen­dig
  • Ver­al­te­te Ver­sio­nen von loka­len Spei­chern ver­mei­den
  • Ein­heit­li­che Vor­la­gen für Abtei­lun­gen, Nie­der­las­sun­gen, Län­der­ge­sell­schaf­ten
  • Migra­ti­ons­auf­wand bei Micro­soft Versions-Upgrades ver­hin­dern
  • CI/CD und Rechts­vor­schrif­ten welt­weit ein­hal­ten
Lösun­gen
  • Inno­va­ti­ve Soft­ware
  • Beim Anle­gen eines neu­en Doku­men­tes wird Vor­la­ge auto­ma­tisch gela­den
  • Nut­zer­spe­zi­fi­sche Vor­la­gen und Text­bau­stei­ne wer­den über Active Direc­to­ry zur Ver­fü­gung gestellt
  • Doku­men­ten Engi­ne benö­tigt nur eine Mas­ter­vor­la­ge pro Doku­men­ten­typ, für alle MS Office Pro­duk­te
Vor­tei­le
  • Multi-brand, multi-language, multi-location Vor­la­gen
  • Mini­mie­rung des Auf­wands bei Erstel­lung und Pfle­ge von Vor­la­gen
  • Office Migra­ti­on erfor­dert kei­ne Vor­la­gen­an­pas­sung mehr
  • Ein­hal­tung des CI/CD und aller Rechts­vor­schrif­ten welt­weit

Möch­ten Sie mehr erfah­ren?

Falls Sie Inter­es­se an intel­li­gen­tem Vor­la­gen­ma­nage­ment haben und wis­sen möch­ten, ob und wie Sie dies in Ihrem Unter­neh­men sinn­voll ein­set­zen kön­nen, bera­ten wir Sie ger­ne kos­ten­los und unver­bind­lich. Unse­re Part­ner stel­len Ihnen ihre inno­va­ti­ve Soft­ware Lösung vor und kön­nen damit Ihnen und Ihren Mit­ar­bei­tern hel­fen, täg­li­chen Auf­wand erheb­lich zu redu­zie­ren.

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