Fachartikel

15.10.2020

RPA Anwendungen aus der Lizenzierungssicht: Compliance-Risiken und versteckte Zusatzkosten

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

In erster Linie ermöglicht Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) es Unternehmen, alltägliche regelbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren und dementsprechend Mitarbeitern manuelle Arbeit zu ersparen.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

Mit RPA werden Bots verwendet, um bestimmte Vorgänge innerhalb eines gesamten Geschäfts- oder IT-Prozesses nachzuahmen oder zu emulieren. Beispielsweise können so Daten einfach verarbeitet, an und von verschiedenen Anwendungen übertragen werden sowie Antworten oder Transaktionen ausgelöst und ausgeführt werden.

Hierbei gibt es unbeaufsichtigte Bots, die ihre Aufgaben unabhängig von menschlicher Beteiligung ausführen und mit Anwendungen interagieren, sowie auf der anderen Seite bediente Bots. Letztere arbeiten zusammen mit menschlicher Interaktion und direkter Überwachung.

Wo wird Robotic Process Automation eingesetzt?

Inzwischen sind viele RPA Lösungen auf dem Markt, die regelmäßig ablaufende Prozesse in Unternehmen automatisieren. Typische Anwendungsfälle gibt es zum Beispiel im Personalwesen und im Einkauf. In der Praxis können Bots beispielsweise eingesetzt werden, um Anfragen zum Status von Bestellungen im Einkaufsprozess zu überprüfen und zu bearbeiten oder um Dokumente zu verteilen. Und das im Bruchteil der Zeit einer manuellen Durchführung.

Wie kann ein konkreter Anwendungsfall für unbeaufsichtigte Bots aussehen?

Ein Anwendungsfall aus dem Personalwesen besteht etwa darin, dass unbeaufsichtigte Bots eingesetzt werden, um Dokumente weiterzuleiten. Anhand folgenden Beispiels lässt sich aufschlüsseln, welche Lizenzbedingungen für den Einsatz der Bots gelten:

In einem Unternehmen sind zehn Mitarbeiter aus dem Personalwesen damit beauftragt, täglich Reportings in Form eines Excel-Dokuments zu verschicken. Je Mitarbeiter wird ein unbeaufsichtigter Bot eines Drittanbieters eingesetzt. Die Mitarbeiter speichern die Excel-Dokumente an einem definierten Laufwerksordner ab. Der Bot leitet die Dokumente jeden Abend automatisch, also ohne jegliche menschliche Mitwirkung, an den definierten Adressatenkreis, weiter.

Welche Lizenzbedingungen gelten für RPA? – am Beispiel Microsoft

Um dem vermehrten Einsatz von Bots und damit dem Wegfall von menschlichen Nutzern zu begegnen, passen die großen Software-Hersteller nach und nach ihre Lizenzbedingungen an. SAP ist hier bereits 2018 vorangeschritten und hat ein neues Lizenzmodell für die indirekte Nutzung (Digital Access) definiert. Auch Microsoft hat inzwischen spezifische Lizenzbedingungen für RPA-Anwendungen veröffentlicht.

Für den beschriebenen Anwendungsfall gelten die Bestimmungen der „Microsoft 365 Unattended License“. Unbeaufsichtigte Bots, die auf Windows betrieben werden und/oder auf Office Anwendungen (hier die Excel-Dokumente) zugreifen, werden wie ein „User“ behandelt und sind damit entsprechend zu lizenzieren. Für die zehn eingesetzten Bots werden damit zehn „Microsoft 365 Unattended Licenses“ für den beschriebenen Anwendungsfall benötigt.

Wichtig ist darüber hinaus, dass die Regeln zu Mulitplexing von Microsoft auch für unbeaufsichtigte Bots Anwendung finden. Das heißt, dass unbeaufsichtigte Bots keine Prozesse mit Microsoft Windows oder Office Zugriff für Nutzer steuern dürfen, die selbst über keine entsprechende Lizenz verfügen.

Bleiben Sie mit Ihrem Lizenzierungsmanagement auf dem Laufenden

Beispiele wie diese Microsoft Lizenzanforderungen oder auch der Umgang weiterer Anbieter mit RPA Anwendungen sowie anderen Technologien, wird einmal im Monat von einem Expertenkreis im Vendor Oberserver Competence Center vorgestellt mit einem anschließenden Praxisaustausch. Lizenz-und vertragsrelevante Neuheiten sowie technologische Entwicklungen werden vorgestellt und häufige Probleme und Herausforderungen von Unternehmen in einer vertraulichen (NDA required) Websession diskutiert.

Melden Sie sich gerne für den VOCC Service an unter: stephanie.engelhard@voice-ev.org. Nennen Sie dabei das Kennwort „knooing“ und nehmen Sie kostenfrei an der nächsten VOCC Sitzung teil, um den persönlichen Mehrwehrt für sich zu testen

Mehr Informationen zum VOCC können Sie auch hier nachlesen oder uns bei Fragen auch gerne eine Mail an info@knooing.de schreiben.