Fachartikel

13.07.2020

E-Mail Archivierung: Warum braucht man es und welche Lösungen gibt es?

Das Thema E-Mail Archivierung wird von Unternehmen häufig etwas nachlässig behandelt. Sätze wie „man wird die passenden E-Mails schon wiederfinden, wenn man muss“ oder „das wird ja alles online gespeichert“, fallen in diesem Zusammenhang häufig.

Speichern heißt allerdings nicht gleich speichern. Denn E-Mails müssen stets in ihrer ursprünglichen Form wiederhergestellt werden können. Und wenn Mitarbeiter die Unternehmensregeln zur E-Mail Archivierung nicht richtig einhalten, können die Strafzahlungen schon einmal in die Millionen gehen.

Eine GoBD konforme E-Mail Archivierung ist Pflicht.

Seit Anfang 2017 gibt es bereits die Pflicht zu einer revisionssicheren E-Mail Archivierung. In den Grundsätzen steht, dass jede geschäftsrelevante E-Mail archiviert werden muss. Dazu gehören beispielsweise Angebote und Aufträge, Rechnungen sowie Mails mit Inhalten von Jahresabschlüssen, Handelsbüchern oder Inventaren.

Bei Mittelständlern und (Groß-)Konzernen macht der E-Mail-Verkehr alleine 60-70 % der Unternehmenskommunikation aus. Bei einem 500-Mitarbeiter großen Unternehmen würde das schätzungsweise einer Datengröße von jährlich 107 TByte entsprechen. Dieser Speicherplatz kommt in etwa 428 (256 GB-) Windows oder MacBook-Laptops gleich.

Eine rechtssichere E-Mail Archivierungslösung muss her. 

Händisch ist eine solche Datenverwaltung eigentlich nicht mehr möglich. Auch Archivierungsideen wie das Weiterleiten relevanter Mails in ein extra Postfach oder die Vorstellung, ein simples Back-Up würde genügen, sind nicht ausreichend für einen rechtssicheren Schutz.

Es benötigt eine Lösung, die E-Mails automatisch archiviert, aber auch gleichzeitig schnell abrufbar macht und wiederherstellen kann. So müssen sich Mitarbeiter auch keine Gedanken mehr darum machen, welche Mails sie löschen und welche sie behalten sollen.

Was muss eine gute Archivierungslösung noch können?

Automatisierte Compliance- und Überwachungsfunktion

Eine Lösung, die neben dem richtigen Speichern und Abrufen von E-Mails auch die unternehmensweiten Richtlinien der E-Mail-Aufbewahrung für Administratoren kontrollierbar macht und zentralisiert, hat besonders Vorteile. So kann Compliance Einhaltung jederzeit sichergestellt werden, indem Informationen automatisch in Übereinstimmung mit den internen und regulatorischen Anforderungen verwaltet werden.

Vereinfachte und schnelle e-Discovery Suche

Es muss nicht mal ein strafrechtliches Verfahren sein, bei dem eine Firma meist innerhalb kürzester Zeit spezifische E-Mails oder Dokumente vorzeigen muss. Auch bei Unternehmenszusammenschlüssen beispielsweise wird eine große Menge an Unterlagen benötigt und überprüft. Durch den Einsatz der richtigen Technologie kann nicht nur die Effizienz bei solchen Anforderungen gesteigert, sondern auch der Zeitaufwand des Durchsuchens von internen Informationen bis zu 35 % reduziert werden.

Sichere Endbenutzer Suchfunktion

Die Balance zu halten zwischen Erwartungen der Mitarbeiter, immer und überall Zugang zu Informationen zu haben und der Notwendigkeit, Compliance-Richtlinien durchzusetzen, ist nicht immer einfach. Eine gute Archivierungslösung sollte deshalb Mitarbeitern immer einen schnellen Zugang zu ihren Archiven sowie Zugriff auf ihre Live- als auch historischen E-Mails ermöglichen. Perfekt abrunden können Selbstbedienungs-Sicherheitsfunktionen, einschließlich Spam-und Phishing-Berichtserstattungen.

 

Man merkt: Archivierung ist komplexer und wichtiger als man denkt. Insbesondere bei der E-Mail Archivierung können schnell Fehler passieren und Ressourcen unnötig überlastet werden. Es lohnt sich also doch, diesem Thema etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken und passende Lösungen zu finden, die Unternehmen überflüssige Kosten ersparen können.

 

Falls Sie mehr Informationen zu E-Mail Archivierung erhalten möchten oder konkrete Lösungsvorschläge oder Anbieter für Ihre Organisation hierzu benötigen, schreiben Sie uns gerne an info@knooing.de oder nehmen Sie über unsere Website Kontakt mit uns auf. Gemeinsam finden wir die bestpassende Lösung für Ihr individuelles Projekt.