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18.10.2018

Am digitalen Arbeitsplatz auf der richtigen Route unterwegs

So führen Sie Software einfacher ein und nehmen Ihre Mitarbeiter digital an die Hand

Eine Software zu installieren ist das eine, alle Mitarbeiter darin zu schulen, das andere. Dabei hängt der Erfolg einer Anwendung direkt von der Akzeptanz der Nutzer ab. Change Management muss gewährleisten, dass Mitarbeiter auf die „Reise“ mitgenommen werden. Unser Partner bietet hier den richtigen Einstieg. Die Navigationssoftware führt die Nutzer mit Schritt-für-Schritt-Routen durch webbasierte Anwendungen. Während für neue Mitarbeiter Hilfestellung in Onboarding-Prozessen geboten wird, werden erfahrene Nutzer in komplexen, unregelmäßig auszuführenden Tätigkeiten unterstützt.

Welcher Ansatz führt zur Lösung und was ist daran einzigartig?

Ob Urlaubsanträge, Änderung einer Kostenstelle oder Anlage eines neuen Mitarbeiters – das Navigationssystem lenkt Ihre Nutzer bei jeder Aufgabenstellung auf dem effizientesten Weg zum Ziel. Die Navigationssoftware ermöglicht direkte Hilfestellung in der Software und überzeugt durch eine neue Form der User Experience. Außerdem ist sie in jedem webbasierten System funktionsfähig und bietet weitgehend automatische Updates der Routen bei Systemänderungen an. Damit möglichst viele User-Gruppen von diesem Service profitieren, ist eine automatische Übersetzung von Trainingsinhalten in 9 Sprachen möglich. Auch kann die Navigationssoftware Routen zeitgestützt zur Verfügung stellen und ermöglicht eine Segmentierung der Inhalte nach Ziel- und Berechtigungsgruppen.

Welche Vorteile hat der Nutzer?

Das Navigationssystem für Software ermöglicht Nutzern, neue Systeme spielerisch und in kürzester Zeit kennen zu lernen. Auch in bestehende Software können Sie die Effizienz Ihrer Nutzer deutlich steigern, da das Wissen direkt beim Auftreten eines Problems vermittelt wird. Durch das Anlegen von Schulungsrouten können Sie Ihren Nutzern genau das Wissen vermitteln, welches sie häufig benötigen. Das Navigationssystem wird dezent in Ihrem System angezeigt und kann auf Ihre Corporate Identity angepasst werden.

Was wird dem Nutzer sonst noch geboten?

Neben den Routen, die Nutzer digital im Umgang mit Systemen unterstützen, stellt das Navigationssystem Usern zwei weitere Funktionalitäten zur Verfügung: Erstens können unter dem Punkt „News“ Neuigkeiten zielgruppenspezifisch in Plattformen platziert werden. Hierbei geht es nicht darum, über einen weiteren Kanal Informationen breit zu streuen – im Gegenteil sollen Nutzer genau die Informationen finden, die in diesem Moment für sie relevant sind. Um auf tiefergehende Fragestellungen einzugehen sowie Kommunikation und Kollaboration zwischen verschiedenen Stakeholdern zu ermöglichen, kann seit 2019 optional eine Chatfunktion integriert werden.

Welche Vorteile hat das Navigationssystem im Vergleich zu klassischen Trainingsmaßnahmen?

Diese Frage soll anhand von folgendem Praxisbeispiel beantwortet werden: Bei der Einführung eines neuen webbasierten Softwaresystems für 2000 Mitarbeiter wurde angestrebt, dass die Mitarbeiter dieses von Beginn an zielführend und effizient nutzen. Erfahrungsgemäß stoßen klassische Trainingsmaßnahmen dabei jedoch an finanzielle und personelle Grenzen. Daher entschied sich der Kunde, das Navigationssystem für Applikationen zu integrieren. Aufgrund der Unterstützung parallel zur täglichen Arbeit sowie der intuitiven Bedienbarkeit konnten die Mitarbeiter das neue System schnell kennenlernen und wurden von den Vorteilen überzeugt. Da in regelmäßigen Abständen neue Features eingeführt werden, hilft die News-Funktionalität den Mitarbeitern zudem immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Wie lassen sich motivationssteigernde Erfolgserlebnisse erzielen?

Um dies zu verdeutlichen, soll auch hier ein Beispiel aus der Praxis herangezogen werden: Seit zwei Jahren nutzt ein Unternehmen ein webbasiertes Softwaresystem für 6000 Mitarbeiter. Dabei wurde mit der Zeit immer deutlicher, dass etliche Mitarbeiter auf Ausweichrouten zurückgreifen und das Potential des Systems somit nicht ausgeschöpft wird. Daher entschied sich der Kunde für die Implementierung des Navigationssystems für Anwendungen. Durch die Integration von Routen und dem Navigationssystem-Avatar konnten die verschiedenen Mitarbeiter zielgruppengerecht angesprochen und das System bedarfsgerecht eingesetzt werden. Falls Mitarbeiter doch einmal tiefergehenden Support wünschen, können Sie mit dem integrierten Chat direkt im System auf die richtigen Ansprechpartner zugehen.

Herausforderungen

  • User kennen nicht alle Funktionalitäten des Systems und greifen auf alte Systeme und Ausweichrouten zurück
  • Durch geringe Nutzerakzeptanz eines Systems wird dessen Erfolg geschmälert
  • Klassische Schulungen und Trainings stoßen an ihre Grenzen

Lösungen

  • Der Avatar des Navigationssystems zeigt Mitarbeitern die Funktionalitäten des Systems auf und verringert die Nutzung von Ausweichrouten
  • Die Nutzung neuer Software wird vereinfacht
  • Nutzerakzeptanz steigt aufgrund von Erfolgserlebnissen der Mitarbeiter
  • Ineffiziente Schulungen werden abgelöst durch Softwaretraining parallel zum Arbeitsalltag

Vorteile

  • Software kann leichter eingeführt und schneller trainiert werden
  • Hilfestellung kann zum Zeitpunkt des Problems geleistet werden
  • Trainingsmaßnahmen können parallel zur täglichen Arbeit umgesetzt werden
  • Digitale Anleitungen ermöglichen Produktivitätssteigerung

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Falls Sie in Ihrem Unternehmen Software leichter einführen und optimal trainieren möchten, schicken Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage zu Ihrem Digitalisierungsprojekt: